忘年会の案内メール 社内へ送る場合の書き方

12月は忘年会シーズン!

会場探しや、催し物の企画、参加者の集計、集金など幹事を任されてしまうとやることがいっぱい。

幹事として忘れてはいけない仕事のひとつに、関係者へ忘年会の案内を送る、というのがあると思います。

今回は社内へメールでの案内を前提として、忘年会の案内メールの書き方をまとめました。

参考にしてみてくださいね。

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社内への忘年会の案内メールの書き方

社内への忘年会の案内メールの書き方

件名

1日に何通もやりとりする社内メール。

その他の多くのメールに埋もれるのを防ぐために、件名は忘年会の案内メールだということがわかるように明確に書きましょう。

出欠確認の締め切りもあわせて書いておくと、締め切りまでの返答率も高くなりますよ。

例)【出欠締め切り 12/10】◯◯部忘年会のご案内

本文

本文を書く時のポイントは要点を絞ってシンプルに記載すること。

具体的には下記を記載すると良いでしょう。

  1. 挨拶、ねぎらいの一言
  2. 忘年会開催するということ
  3. 会場や会費などの詳細情報
  4. 出欠の連絡方法について
  5. 忘年会に関する連絡先(幹事の社内アドレスや内線番号など)

会場や会費などの詳細情報はどこまで案内するべき?

会場や会費などの詳細情報は、日時、場所、住所、アクセス、会費について書きましょう。

現地集合する方のために、会場を指定したGoole Mapのリンクや地図の画像などを添付すると親切です。


親しい仲間内の忘年会なら、おもしろ要素をいれるのもあり

社内の忘年会の案内メールでも、できれば楽しそうな雰囲気をだしたほうが、出席してくれる人も多いはず。

課内や同期などの親しい仲間内であれば、少し親しみを込めた文章やおもしろ要素をいれるのもありです。

例えば、去年の忘年会の写真を添えたり、その年誰もが知ってそうな流行のお笑いネタを入れたり、クイズ形式のメールにしてみたり。

ただし、忘年会の案内であることや場所などの、肝心なところが伝われなければ意味がないので注意しましょう。

また、親しい仲にも礼儀あり。

特に誰かをネタにする時はその人に許可をとったり、気配りも忘れずに。

先に出欠確認をとってから会場などを決めたい場合の案内メールは?

先に出欠確認をとってから日程や会場を決める場合は、日程や会場以外の情報、会費の

予算感、日程や会場については回答をふまえて決める旨を記載します。


忘年会の案内メールは要点がわかりやすく、返信してもらいやすいように気を配ることが大切。

お店や日程を決めづらく案内メールを送るのが遅くなりそうな場合は、スムーズに準備をすすめるために、先に出欠確認をとってしまうのもありですよ。

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