忘年会の案内メール 社外へ送る時はいつまでに?ポイントや例文も紹介

大規模な忘年会になってくると、忘年会へ取引先など社外の人が参加することもあります。

取引先や大事なお客様へのお誘いはハガキや手紙などの書面のほうが良いのですが、グループ会社などへのお誘いはメールでも問題ないと思います。

今回は、社外へ忘年会の案内メールを送る時はいつまでに送るべき?や、注意すべきポイント、例文をご用意しました。

参考にしてみてくださいね。


忘年会の案内メールはいつまでに送るべき?

社外へ忘年会の案内メールを送る場合は、社内よりも早く送るようにしてください。

急に送っても予定を立てるのが難しくなり、取引先に迷惑になってしまします。

目安としては1ヶ月前までに送るのがいいですね。

詳細が決まってなければ、「予告」として、忘年会の開催予定だけでもお知らせしておくほうが親切でしょう。

社外へ忘年会の案内メールを出す時のポイント

社外へ忘年会の案内メールを出す時のポイント

より丁寧に

日ごろお世話になっている取引先へ感謝の気持ちを込め、忘年会へお誘いするメールです。

当たり前ではありますが、社内よりも丁寧な言葉遣いを意識しましょう。

また、参加を強要するような文章にならないように気をつけてくださいね。

わかりやすく明確に

忘年会シーズンである年末はどこの会社も多忙であることが多いと思います。

社内へ送る場合も同じですが、忙しい時期に読んでもらう必要があるわけですから、要点をしぼってわかりやすい文章で書くようにしましょう。

ただし、社内とは違い、簡潔になりすぎて軽い印象を与えるようなメールにならないように注意してください。

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社外への忘年会の案内メールの例文(テンプレート)

▼件名

【ご返信ください】忘年会のご案内(◯/◯開催)

▼本文

○○株式会社御中

お世話になっております。
◯◯株式会社○○部の◯◯です。

平素は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
今年も残すところあと僅かとなりました。
日ごろお世話になっている皆様方をお招きし、
ささやかながら弊社主催の忘年会を下記にて開催いたします。
ご多忙な時期で恐縮ではございますが、
ぜひともご参加くださいますようお願い申し上げます。

——————————————————
日時:○月○日(○)00:00~00:00
会場:◯◯◯◯
http://・・・(会場のURL)
住所:東京都・・・
地図:http://・・・(Google mapなど地図のURL)
アクセス:○○線◯◯駅 徒歩○分
——————————————————

当日の出欠については、◯月◯日(◯)までにこちらのメールにご返信をお願いいたします。
(署名)


社外も参加する忘年会では丁寧な気配りがよりいっそう必要とされそうです。

でも、忘年会は取引先との今後のお付き合いがより発展するチャンスでもあります。

ぜひ活用してくださいね。

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